صورتحساب کاغذی همراه صورتحساب الکترونیکی
کنترل یکسان بودن صورتحساب الکترونیکی با نسخه کاغذی آن
صدور صورتحساب کاغذی همراه با صورتحساب الکترونیکی
هدف نهایی از پیاده‌سازی صورتحساب الکترونیکی در سامانه مؤدیان، افزایش شفافیت مالی، کاهش خطاهای انسانی، تسهیل فرآیند نظارت و بهبود دقت اطلاعات مالیاتی است. این سامانه با الکترونیکی کردن تمامی مراحل، از صدور صورتحساب تا بررسی و تأیید آن، به این اهداف دست می‌یابد.
با توجه به اهمیت و گستردگی مباحث مرتبط با سامانه مؤدیان و صورتحساب‌های الکترونیکی، در این مقاله قصد داریم به بررسی نکات کلیدی و کاربردی پیرامون تاریخ صدور، شماره منحصر به فرد مالیاتی و شماره سریال داخلی صورتحساب الکترونیکی در این سامانه بپردازیم. این نکات برای کسب‌وکارهایی که به طور همزمان صورتحساب الکترونیکی را در سامانه ثبت و فاکتور رسمی کاغذی نیز برای مشتریان صادر می‌کنند، از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است.
شماره منحصربه‌فرد مالیاتی کلیدی برای شناسایی صورتحساب‌های الکترونیکی
شماره منحصربه‌فرد مالیاتی، یک کد شناسایی 22 کاراکتری است که به‌صورت اختصاصی برای هر صورتحساب الکترونیکی توسط سامانه مؤدیان ایجاد و تخصیص داده می‌شود. این کد، همچون اثر انگشت، هر صورتحساب را از سایرین متمایز می‌سازد.
شماره منحصربه‌فرد مالیاتی چه اطلاعاتی را ارائه می‌دهد؟
ساختار این کد منحصربه‌فرد، از چهار بخش اصلی با طول ثابت تشکیل شده است. طول کلی شماره منحصربه‌فرد مالیاتی همواره 22 کاراکتر است و اجزای تشکیل‌دهنده آن عبارتند از:
1. شناسه یکتای حافظه مالیاتی: کدی 6 کاراکتری به صورت ثابت است.
2. تاریخ ثبت صورتحساب در حافظه مالیاتی: کدی 5 کاراکتری که به صورت مبنای شانزده (Hex) نمایش داده می‌شود و نشان‌دهنده زمان دقیق ثبت صورتحساب در حافظه مالیاتی است.
3. سریال داخلی صورتحساب حافظه مالیاتی: کدی 10 کاراکتری که به صورت مبنای شانزده (Hex) تولید شده و یک شماره ترتیبی و منحصربه‌فرد برای هر صورتحساب در حافظه مالیاتی است.
4. رقم کنترلی: یک رقم واحد که با استفاده از الگوریتم Verhoeff تولید شده و برای اطمینان از صحت و یکپارچگی کل شماره منحصربه‌فرد مالیاتی به کار می‌رود.
درک مفهوم سریال داخلی صورتحساب الکترونیکی در سامانه مؤدیان
مطابق با اطلاعیه شماره 31 صادره از سوی مرکز تنظیم مقررات نظام پایانه‌های فروشگاهی و سامانه مؤدیان، در الگوریتم صورتحساب‌های الکترونیکی، سریال داخلی به عنوان یک جزء متغیر و اساسی در تولید شماره منحصربه‌فرد مالیاتی عمل می‌کند. ساز و کار تولید این سریال به گونه‌ای طراحی شده است که برای هر صورتحسابی که در حافظه مالیاتی ثبت می‌شود، یک کد شناسایی یکتا و با ترتیب صعودی ایجاد گردد. این مکانیزم، تولید پیوسته و بدون تکرار سریال‌های داخلی را تضمین می‌نماید.
در چارچوب قواعد سالانه، فرآیند ایجاد سریال در آغاز هر سال مالی، با در نظر گرفتن آخرین سریال تولید شده در سال قبل تداوم می‌یابد. به بیان دقیق‌تر، شماره سریال داخلی به صورت ترتیبی و بدون هیچ وقفه‌ای، از سالی به سال دیگر منتقل می‌شود.
برای مثال، اگر آخرین سریال داخلی استفاده شده برای یک صورتحساب در سال 1403، مقدار 0000002000 بوده باشد، سریال ابتدایی برای اولین صورتحساب صادره در سال 1404 باید با مقدار 0000002001 شروع شود. این رویه، از ایجاد ناهماهنگی و تکرار در شماره‌های منحصربه‌فرد مالیاتی جلوگیری می‌کند.
نکته حائز اهمیت در مورد سریال داخلی صورتحساب الکترونیکی در سامانه مؤدیان این است که چنانچه فروشنده، علاوه بر ثبت صورتحساب در سامانه مؤدیان، اقدام به صدور نسخه کاغذی آن برای خریدار نماید، باید اطمینان حاصل کند که شماره سریال داخلی درج شده در سامانه مؤدیان با شماره سریال داخلی موجود در نرم‌افزار حسابداری و سایر مدارک و مستندات او یکسان است. دلیل این امر آن است که سریال داخلی، بخشی از ساختار شماره منحصربه‌فرد مالیاتی بوده و به هر صورتحساب، یک کد شناسایی منحصربه‌فرد اختصاص می‌دهد.
بنابراین، در صورت وجود مغایرت بین شماره منحصربه‌فرد مالیاتی ثبت‌شده در سامانه مؤدیان و اطلاعات موجود در نرم‌افزار حسابداری و مدارک مؤدی، احتمال بروز مشکلاتی پس از اتمام دوره گذار و تشدید نظارت‌های مالیاتی وجود دارد. این مغایرت می‌تواند منجر به ارزیابی دقیق‌تر و سخت‌گیرانه‌تر مدارک و تحمیل جرایم مالیاتی گردد.
بازه زمانی مجاز برای ثبت صورتحساب الکترونیکی در سامانه مؤدیان
همانطور که مطلع هستید، سازمان امور مالیاتی کشور در آخرین اطلاعیه خود اعلام کرده است که از تاریخ 15 آبان 1403، کلیه صاحبان مشاغل و فروشندگان، حداکثر 12 روز فرصت دارند تا اطلاعات مربوط به هر صورتحساب صادر شده را در سامانه مؤدیان ثبت نمایند.
با توجه به این محدودیت زمانی 12 روزه برای ثبت صورتحساب‌ها در سامانه مؤدیان، فروشندگان باید توجه ویژه‌ای به این مهلت داشته باشند. عدم ارسال صورتحساب در این بازه زمانی مشخص، می‌تواند منجر به عدم تطابق تاریخ صدور صورتحساب الکترونیکی ثبت شده در سامانه مؤدیان با تاریخ صدور صورتحساب کاغذی تحویل شده به خریدار گردد. این عدم تطابق، حتی در صورت یکسان بودن مبلغ مندرج در هر دو صورتحساب، ممکن است در آینده و با تشدید نظارت‌های مالیاتی، مشکلاتی را برای مؤدی ایجاد نماید و به عنوان مثال، فروش مضاعف تلقی شود.
به منظور رفع این مشکل، می‌توان از راهکارهایی نظیر صدور پیش‌فاکتور فروش قبل از صدور صورتحساب نهایی استفاده کرد. در این روش، فروشنده ابتدا با صدور پیش‌فاکتور، هماهنگی‌های لازم را با خریدار انجام داده و پس از آن، اقدام به صدور همزمان صورتحساب کاغذی و الکترونیکی می‌نماید. با انجام این کار فروشنده اطمینان حاصل می‌کند که هر دو صورتحساب دارای تاریخ صدور یکسانی باشد.
