نحوه بستن مانده حساب پرداختنی به مستاجر

سلام وقت بخیرتو سیستم حسابداری ما یکی از اشخاص حقوقی که قبلا مستاجر شرکت بوده ، مبالغ اضافی بابت اجاره پرداخت کرده و الان مانده حسابش بستانکار هست ، ولی در واقع اون اضافه پرداختی موقع تحویل ملک بابت خسارت وارده توافق شده که بهش برگشت نکنیم، این حساب را چطوری ببندم؟ چون تعمیراتی صورت نگرفت که هزینه بزنم، احتمالا هزینه هم بزنم چون مستندات تعمیرات ندارم اداره دارایی رد میکه، لطفا اساتید راهنمایی کنن، ممنونم