آغاز بارگذاری الکترونیکی دفاتر قانونی
با توجه به راه‌اندازی سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی توسط سازمان امور مالیاتی کشور، برخی ابهامات برای مودیان و حسابداران در خصوص نحوه ثبت و بارگذاری اطلاعات دفاتر قانونی به صورت الکترونیکی به وجود آمده است. در همین راستا، این سازمان امور مالیاتی ضمن ارائه راهنما و دستورالعمل‌های لازم، اطلاع‌رسانی جامعی جهت شفاف‌سازی و رفع دغدغه‌های کاربران انجام داده است. در ادامه، مهم‌ترین نکات و ابهامات مطرح‌شده در این زمینه مرور و تشریح شده‌اند.
دانلود و تکمیل قالب اکسل
پس از ورود به سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی، اولین قدم دریافت فایل اکسل ویژه ثبت اطلاعات است که از طریق گزینه‌ی مشخص روی صفحه اصلی سامانه قابل دانلود است. این فایل شامل ۹ ستون است و اطلاعاتی مانند کدها و عناوین حساب‌ها، گردش‌های بدهکار یا بستانکار و تاریخ هر رویداد مالی باید طبق ساختار حسابداری شرکت، در آن وارد شود. همچنین راهنمای کامل نحوه تکمیل این فایل در سامانه قرار داده شده است تا کاربران براحتی بتوانند مراحل را طی کنند.
شرایط ثبت بازه‌های زمانی و نحوه ورود اطلاعات
اطلاعاتی که در فایل اکسل ثبت می‌شوند باید دقیقاً منطبق بر سال مالی دفتر پلمپ شده باشند و ورود داده خارج از این بازه باعث ایجاد خطا در سامانه خواهد شد. نکته مهم برای تکمیل هر ردیف این است که فقط یکی از ستون‌های بدهکار یا بستانکار باید دارای عدد باشد؛ ثبت همزمان هر دو مقدار در یک ردیف پذیرش نخواهد شد.
دریافت و انتخاب کد پلمپ دفاتر
کد پلمپ دفاتر برای هر سال مالی، از طریق سامانه ثبت اسناد و املاک کشور دریافت می‌شود. هنگام بارگذاری یا ثبت اطلاعات، کاربران باید کد پلمپ مرتبط با همان سال مالی را از میان گزینه‌های تایید شده انتخاب کنند تا فرایند ثبت به درستی انجام شود.
ثبت تاریخ آخرین رویداد مالی
یکی از بخش‌های ضروری، تعیین تاریخ آخرین رویداد در فایل اکسل است. این تاریخ باید دقیقاً مطابق با آخرین فعالیت ثبت‌شده در فایل باشد و سامانه آن را با داده‌های بارگذاری‌شده تطبیق خواهد داد.
فرآیند بارگذاری و ثبت نهایی اطلاعات
پس از وارد کردن و تأیید اطلاعات، کاربران باید فایل را بارگذاری کرده و پس از اطمینان از صحت داده‌ها، دکمه «ثبت نهایی» را انتخاب کنند تا فرایند ارسال اطلاعات به طور کامل نهایی شود و اطلاعات ذخیره گردد.
برخورد با خطاها و امکان اصلاح فایل
در صورتی‌که فایل بارگذاری شده دارای هر گونه ایراد یا مغایرت باشد، سامانه بلافاصله پیام خطا می‌دهد و وضعیت بارگذاری را ناموفق اعلام می‌کند. در این شرایط کاربر فرصت دارد فایل را بررسی، اصلاح و مجدداً بارگذاری کند.
امکان ثبت چند فایل برای هر دفتر
مودیان می‌توانند اطلاعات دفاتر روزنامه را در چند فایل جداگانه بارگذاری کنند، اما این فایل‌ها نباید بازه‌های زمانی تداخل داشته باشند. سامانه به صورت خودکار تاریخ شروع هر بازه جدید را یک روز پس از انتهای بازه قبلی تعیین می‌کند تا از بروز خطا جلوگیری شود.
محدودیت در حذف یا ویرایش پس از ثبت نهایی
توجه به این نکته ضروری است که بعد از «ثبت نهایی» فایل، امکان ویرایش یا حذف وجود ندارد. فقط تا پیش از این مرحله، کاربران می‌توانند فایل بارگذاری شده را حذف یا جایگزین کنند.
هدف سامانه و راهنمای کاربران
هدف اصلی این تغییر، افزایش سرعت، دقت و شفافیت در فرآیند ثبت دفاتر قانونی و سهولت بیشتر برای فعالان اقتصادی است. همچنین معاونت فناوری‌های مالیاتی، راهنمای گام‌به‌گام استفاده از سامانه را در اختیار کاربران قرار داده تا بهره‌برداری از این خدمت جدید به‌راحتی امکان‌پذیر باشد.
