ثبت هزینه اجاره ماشین آلات از اشخاص حقیقی در سامانه مودیان

سلام شرکت ما معدنی هست و برای فرایند استخراج ماشین آلات (بیل مکانیکی، کمپرسی، لودر، بولدوزر و...) رو از اشخاص حقیقی اجاره میکنیم-  هزینه اصلی و عمده هزینه شرکت هم همین اجاره است ،  ولی متاسفانه پیمانکار چون اشخاص حقیقی و اکثرا از روستاهای اطراف هستند، هیچ فاکتوری بابت خدمات در سامانه مودیان ارسال نمی‌کنند - (یا بلد نیستن یا بخاطر مالیات خودداری میکنند) من در قسمت  قرارداد های سامانه یکی از پیمانکاران رو اضافه کردم و مبالغ پرداختی رو هم ثبت کردم، ولی مبالغ به صورت در انتظار تایید هستند ولی بعد از 1 سال هنوز تایید سیستمی نشدند و ممیز هم گفت که به این قسمت دسترسی نداریم! میخواستم بدونم باید درمورد این هزینه ها و پرداخت ها چکار کنیم ؟