اثبات هزینه با فاکتور غیر رسمی

با سلام ما یک کسب و کار آنلاین داریم که فروش لباس زنانه انجام میدیم امسال اظهار نامه شخص حقیقی گروه سوم پر کردیم ولی با توجه به آمار سال دیگه احتمالا گروه دومی خواهیم بود برای این موضوع آیا یه نرم افزار حسابداری بگیریم و از الان همه هزینه های امسال رو داخل اون بزنیم برای سال بعد که اظهارنامه میخوایم رد کنیم کافیست؟ اگر بله نرم افزار پیشنهادی شما چیست؟ سوال دومم هم اینه که ما از بازار که عمده خرید انجام میدیم فاکتور رسمی کسی نمیده گاهی اوقات هم کسی اصلا فاکتور نمیده میخواستم بپرسم من با این فاکتور های غیر رسمی میتونم اثبات هزینه انجام بدم؟ و اینکه خیلی وقت ها فروشنده فاکتور رو که صادر میکنه شماره شبا کس دیگری رو برای واریز وجه میده مثلا شماره شبا پارچه فروشی که خودش بهش بدهکاره رو میده و من مستقیم برای پارچه فروش پول رو میزنم آیا این موضوع روی اثبات هزینه یا مالیات تاثیر گذار است یا مهم نیست؟