سند بستن حسابها در دفاتر الکترونیک

سند بستن حساب‌های موقت، جزء عملیات عادی پایان سال مالی و مقدم بر سند اختتامیه است؛ بنابراین آن را با تاریخ آخرین روز سال مالی، در ادامه گردش‌های اسفند و قبل از سند اختتامیه ارسال کنید. سند اختتامیه مربوط به بستن مانده حساب‌های دائمی پس از تعیین سود یا زیان و انتقال نتیجه حساب‌های موقت است.   ترتیب معمول پایان سال به این صورت است: ثبت اصلاحات و تعدیلات پایان دوره، بستن حساب‌های درآمد و هزینه، انتقال سود یا زیان خالص به حساب مربوط، و سپس صدور سند اختتامیه برای حساب‌های دائمی. در نتیجه اگر برای اسفند و اختتامیه دو فایل جدا تهیه کرده‌اید، سند بستن حساب‌های موقت در فایل اسفند و سند بستن حساب‌های دائمی در فایل اختتامیه قرار می‌گیرد.   با این حال، در قالب رسمی سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی عنوان فایل تعیین‌کننده ماهیت ثبت نیست؛ سامانه گردش رویدادهای دفتر روزنامه را بر اساس تاریخ و ترتیب بارگذاری دریافت می‌کند. مهم این است که همه ثبت‌ها با تاریخ صحیح، شماره/ترتیب سند منظم و جمع بدهکار و بستانکار برابر ارسال شوند و «تاریخ آخرین رویداد فایل» دقیقاً با آخرین تاریخ موجود در فایل تطابق داشته باشد. چون پس از ثبت نهایی، درج رویداد برای تاریخ‌های قبل از آخرین تاریخ ثبت‌شده محدود می‌شود، فایل اسفند و بستن حساب‌های موقت را پیش از فایل حاوی سند اختتامیه ثبت نهایی کنید.   اگر نرم‌افزار حسابداری شما سند بستن موقت و اختتامیه را در یک سند مرکب تولید کرده، آن را خودسرانه تفکیک نکنید؛ ابتدا گزارش دفتر روزنامه و ترتیب ثبت‌های صادرشده از نرم‌افزار را کنترل کنید تا زنجیره بستن حساب‌ها و تراز شدن مانده‌ها مخدوش نشود.