ثبت فاکتور خرید غیر رسمی در معاملات فصلی

سلام و عرض ادب خدمت اساتید  بزرگوار ما از شخص حقوقی تبدیل به شخص حقیقی شدیم . ریاست مجموعه طبق ذهنیتش بعضی خریدها رو بدون اطلاع اولیه بخش حسابداری  بصورت غیر رسمی خرید کرده و پس از ورود به انبار من متوجه این خریدها شدم. حتی نام فروشنده رو هم به من بعنوان مستعار گفتن که بعدها دردسر ساز نشه. در حالی که بایستی تمامی فاکتورها بصورت رسمی باشن. بهشون اعلام شد که خریدها باید رسمی باشه و بعد از این رسمیه ولی دو سه تا فاکتور بزرگ در حد ۲۰۰ میلیون تومان داریم که من هیچ اطلاعاتی از شخص ندارم. سوالم این بود که در صورت معاملات فصلی این بخش چطور بایستی ثبت بشه و اینکه اگر تجمیعی و بدون اطلاعات ثبت بشه و پذیرفته نشه از جانب دارایی، جریمه ای که لحاظ میشه و عواقبش چی هست؟ متشکر از شما