5 نکته مهم و کلیدی درباره بازرسی تامین اجتماعی از کارگاه

بازرسی تامین اجتماعی یکی از اجزای جدایی ناپذیر سازمان تامین اجتماعی و درواقع چشم ناظر سازمان است که لازم است هر فردی که با بیمه تامین اجتماعی سروکار دارد اهمیت ویژه‌ای را برای آن قائل باشد و نکات و معلومات حداقلی آن را بداند و اجرا کند.

در این مقاله به بررسی نکاتی درخصوص بازرسی تامین اجتماعی از کارگاه بیمه‌ای می‌پردازیم که اطلاع از این نکات کلیدی و مهم می‌تواند نقش کلیدی و تعیین کننده‌ای در بهبود عملکرد سازمان مالی هر فعالیت اقتصادی اعم از حقیقی یا حقوقی داشته باشد و دانش به این نکات و اجرای عملی راه‌کارهای ذکر شده می‌تواند از بروز چالش‌های بزرگ و جرایم پیش بینی نشده‌ای جلوگیری کند.

نکته اول: بازرسی اولیه از کارگاه

بازرسی اولیه از کارگاه زمانی محقق می‌شود که برای اولین بار جهت تشکیل پرونده بیمه‌ای و اخذ کدکارگاه یک فعالیت اقتصادی اقدام نموده‌ایم و یکی از مراحل اخذ کد کارگاهی، بازرسی اولیه از کارگاه می‌باشد.

این بازرسی درواقع به این منظور انجام می‌شود که ابزاری برای تشخیص سازمان تامین اجتماعی درخصوص اینکه آیا آن کارگاه بیمه‌ای حداقل آیتم‌های لازم را برای اخذ کد کارگاهی دارد یا خیر، و برخی از این حداقل‌ها شامل احراز هویت کارگاه، کنترل مدارک ارائه شده در زمان ثبت نام تشکیل کد کارگاه اعم از محل وقوع ملک و احراز هویت کارفرما می‌باشد و همچنین در بازرسی اولیه کارکنانی‌ که در محل فعالیت حضور دارند در گزارش بازرسی اولیه قید می‌شود.

اطلاعات اولیه‌ای که برای کارکنان در لیست گزارش بازرسی قید می‌شود شامل نام ومشخصات کارکنان و تاریخ شروع به کار و شغل و میزان حقوق و دستمزد قانونی آنهاست.

تاکید می‌شود که گزارش بازرسی اولیه از کارگاه بسیار مهم و حائز اهمیت است چرا که اولین لیست ارسالی بیمه کارگاه باید از هرجهت مطابق لیست گزارش بازرس باشد. در مواردی در برخی کارگاه‌های بیمه‌ای مشاهده کرده‌ام که گزارش بازرسی اولیه توسط بازرس محترم تامین اجتماعی انجام شده است ولی کارفرما دقتی به افراد قید شده در لیست گزارش بازرس ننموده‌ است و در اولین لیست ارسالی به تامین اجتماعی فرد یا افرادی از کارکنان را به هر دلیل از قلم انداخته است که در این حالت بعد از گذشت چندماه از سوی سازمان تامین اجتماعی مطالبه‌ای برای آن کارگاه صادر شده است.

من همواره این را تاکید می‌کنم که گزارش بازرس‌های تامین اجتماعی از مهمترین عوامل تشخیص حضور یا ترک کار نیروی کار هر کارگاه می‌باشد و ملاک مهمی برای مطالبات و اجراییات سازمان تامین اجتماعی می‌باشد و به عبارتی بازرسان به منزله چشم ناظر و معتمد سازمان هستند پس باید دقت زیادی در گزارش بازرسی انجام شده و مطابقت آن با لیست‌های بیمه ارسالی ماهانه داشته باشیم.

نکته دوم: نحوه گزارش بازرسان

در مواردی بازرسی تامین اجتماعی و درج گزارش از کارگاه و تعداد و مشخصات کارکنان در برگه‌های فیزیکی انجام می‌شد که در حال حاضر مدتی است که تعداد زیادی از شعب تامین اجتماعی مجهز به تبلت‌هایی شده‌اند که گزارش مقرر را به صورت الکترونیکی تهیه و تنظیم می‌کنند و در نهایت به تایید کارفرما یا نماینده وی می‌رسانند. در این حالت می‌توانیم جهت اطمینان از نحوه انجام گزارش بازرسی انجام شده چند روز بعد از انجام بازرسی به واحد بازرسی شعبه بیمه مراجعه کرده و درخواست دهیم تا گزارش بازرس را به‌صورت پرینت در اختیارمان قرار دهند تا از مطابقت لیست‌های بیمه ارسالی و گزارش بازرسی تامین اجتماعی اطمینان حاصل کنیم.

در موارد قبلی که گزارش بازرس به صورت الکترونیکی ثبت نمی‌شد، گزارش دربرگه‌هایی درج می‌شد که یک نسخه از آن بعد از بازرسی دراختیار کارفرما قرار می‌گرفت و همان برگه که نسخه دوم اصل گزارش بازرسی بود ملاک عمل چک و کنترل‌های کارفرما قرار می‌گرفت.

نکته سوم: انواع دیگری از بازرسی

بازرسی اولیه همواره در زمان ثبت نام و تشکیل پرونده کد کارگاه صورت می‌پذیرد اما به‌جز این نوع بازرسی، بازرسی‌های دیگری هم در دستور کار بازرسان سازمان تامین اجتماعی و شعبه بیمه قرار می‌گیرد.

بازرسی‌های سرزده از کارگاه نوع دیگری از بازرسی است که در این حالت بازرسان به‌صورت سرزده و بدون هرگونه هماهنگی قبلی به محل فعالیت کارفرما مراجعه می‌کنند و گزارشی از فعالیت و تعداد افراد و مشخصات کارکنان شاغل تهیه می‌کنند که این گزارش هم از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است و همواره باید از حاصل و نتیجه این بازرسی‌ها مطلع بود تا تفاوتی میان این گزارش و لیست بیمه ارسالی از سوی کارفرما نباشد.

بازرسی‌های کشفی نوع دیگری از بازرسی بیمه تامین اجتماعی بازرسی‌های کشفی است که در این حالت بازرسان به محل‌های فعالیت اقتصادی مختلف به‌صورت سرزده ورود می‌کنند و چنانچه آن محل فعالیت در جهت ثبت نام و تشکیل پرونده و اخذ کدکارگاهی اقدام ننموده باشد لیست کارکنان شاغل را تهیه می‌نمایند و کارفرمای آن محل فعالیت ملزم است در اسرع وقت نسبت به ارائه مدارک و تشکیل پرونده برای کارگاه خود اقدام نموده و لیست بیمه ماهانه کارکنان را از آن پس ارائه و حق بیمه مربوطه و جرایم احتمالی را که ناشی از تاخیر در بیمه نمودن کارکنان است را پرداخت نماید.

بازرسی تحقیقی نوعی دیگری از بازرسی تامین اجتماعی است که معمولا در صورت درخواست کارفرما یا اداره کار و یا پیرو شکایت کارکنان صورت می‌پذیرد که به هرحال ناشی از یک درخواست از واحد بازرسی شعبه تامین اجتماعی می‌باشد. در این حالت از سوی واحد بازرسی باز هم به صورت سرزده به محل فعالیت مورد تقاضا مراجعه می‌شود و گزارش بازرسی  با محوریت نوع تقاضا و درخواست موضوعه تهیه و تنظیم می‌شود.

یک نمونه از درخواست بازرسی تحقیقی که معمولا انجام می‌شود به این نحو است که ممکن است طی یک بازرسی سرزده قبلی فرد یا افرادی از کارکنان در لیست گزارش بازرسی قبلی درج شده باشد ولی آن فرد یا افراد به هر دلیلی در لیست بیمه کارگاه قید نشده باشند و بعد  از انجام بازرسی مذکور محل فعالیت را بدون ثبت نام و نامنویسی بیمه  در کدکارگاه قطع همکاری نمایند، در این حالت کارفرما به هیچ عنوان نمی‌تواند  شروع و ترک کار آن فرد را به صورت سیستمی در لیست بیمه اعمال نماید و می‌تواند به واحد بازرسی شعبه بیمه مربوطه مراجعه کرده و درخواست انجام بازرسی تحقیقی و ثبت ترک کار فرد مذکور را توسط بازرس بدهد که در این حالت چنانچه واحد بازرسی، با درخواست کارفرما موافقت نماید طی یک مراجعه به محل فعالیت کارفرما ثبت ترک کار فرد مذکور را انجام می‌دهد.

نکته چهارم: اهمیت گزارش بازرس در مراجع رسیدگی

گزارش بازرسی انجام شده از کارگاه یک سند رسمی و معتبر جهت ارائه به مراجع مختلف رسیدگی نظیر اداره کار و هیئت‌های مختلف حل اختلاف است به نحوی که قاضی، کارشناس یا هر شخص رسیدگی کننده در مراجع رسیدگی اهمیت ویژه‌ای برای گزارش بازرسی سازمان تامین اجتماعی قائل است و همین موضوع گواه بر اهمیت بالای گزارش بازرسی تامین اجتماعی می‌باشد و لازم است اطلاعات مندرج در آن را جدی بگیریم. به‌عنوان مثال در حل اختلاف بین نیروی کار و کارفرما، گزارش بازرسی بیمه می‌تواند مبنا و ملاک تصمیم‌گیری مراجع رسیدگی کننده به دعاوی باشد.

نکته پنجم: همکاری با بازرسان تامین اجتماعی

از آنجایی که بازرسان سازمان تامین اجتماعی از بازوهای اجرایی سازمان محسوب می‌شوند لذا لازم است نهایت همکاری را با آن‌ها داشته باشید و اطلاعات لازم را به‌نحوی که آنها مطالبه می‌کنند به‌صورت صحیح و دقیق اعلام نمایید. در مواردی مشاهده شده به دلیل عدم همکاری کارفرما یا نیروهای تحت نظر وی حتی در مواردی کد کارگاه غیرفعال شده تا مجددا کارفرما به شعبه بیمه مراجعه کند و اطلاعات مورد درخواست بازرس را ارائه و تعیین تکلیف نماید.

چنانچه به اطلاعات جامع و کامل‌تری در خصوص این مبحث مهم نیاز دارید می‌توانید با تهیه کتاب قطب‌نمای مالیات و بیمه نکات کلیدی و اثرگذار مهمی را در این موضوع بدست آورید و از آگاهی کاملی در این حوزه برخوردار شوید.جهت تهیه کتاب قطب نمای مالیات و بیمه ، از این قسمت به صفحه تهیه کتاب ارجاع داده می‌شوید.

ضمنا کارفرمایان و بیمه شدگان می توانند برای مشاهده بازرسی‌های انجام شده از کارگاه به آدرس Erequest.tamin.ir مراجعه و پیگیری نمایند.